Bei Solo&Co treffen sich jährlich die Verantwortlichen aus allen Regionen im deutschsprachigen Raum, um Erfahrungen auszutauschen und voneinander zu lernen. Wir möchte die Regionen und Gruppen ermutigen, digitale Konferenz-Formate auszuprobieren, deshalb gibt‘s hier auch weiterführende technische Hinweise und Links.
Nach sorgfältiger Recherche und Beratung wurde Zoom für die Videokonferenz ausgewählt. Zoom hat bei Datenschutz und Sicherheit inzwischen erheblich nachgebessert, Details hier. Es läuft auf Laptop (Mac/Windows) und Smartphone (IOS/Android) und ist intuitiv zu bedienen.
Die kostenlose Version von Zoom ist technisch einwandfrei, aber ermöglicht weniger Einstellungen und schaltet sich bei drei oder mehr Teilnehmern nach etwa 40 Minuten einfach ab. Im privaten Kreis ist das kein Problem, denn nach erneutem Klick auf den Einladungslink läuft das Meeting wieder weiter.
Solo&Co hat für das FoReg eine Version genutzt, die knapp 17 Euro im Monat kostet. Damit können Treffen mit bis zu 100 Teilnehmern und verschiedenen Rollen (Rechteverwaltung) eingerichtet und bis zu 24 Stunden durchgeführt werden. Das Ganze wurde über einen Server in Deutschland abgewickelt. Wer dem Meeting nur über Telefon beitreten will, kann dies dann über eine deutsche Nummer tun. Wenn man ein Password vergibt, einen Warteraum einrichtet, aus dem der Admin die Teilnehmer einzeln hineinlässt, und bestimmte Funktionen einschränkt sowie die „Tür“ hinter sich schließt, wird das Eindringen Fremder verhindert. Wie man Zoom datenschutzrechtlich und sicher konfiguriert, ist hier in Einzelschritten nachzulesen.
Erfahrungsgemäß ist es bei mehr als 10 oder 12 Teilnehmern sinnvoll, inhaltliche und technische Aufgabe zu trennen. Der Admin kümmert sich um den Einlass, hilft bei Einwählproblemen, Ton- oder Bildstörungen, verteilt Teilnehmer auf Breakout-Räume und löscht Handzeichen der Teilnehmer. Je mehr Teilnehmer umso mehr Aufwand macht das.
Ein Breakout Room ist ein virtueller Raum innerhalb eines Meetings. Zoom ermöglicht, neben dem Hauptmeeting parallel einen oder mehrere weitere Räume zu öffnen, Menschen gezielt oder nach Zufall auf diese Räume zu verteilen und nach vereinbarter Zeit auch wieder zurückzuholen. Wir haben beim FoReg den Austausch in Kleingruppen mit jeweils vier Teilnehmern so organisiert. Je nach Lizenz sind Breakout Rooms in unterschiedlicher Zahl und Teilnehmergröße möglich. Mehr Infos dazu hier.
Schatzmeisterin und Vorstand Dani Nolte hatte sich wegen ihrer Gemeinde bereits zu Beginn der Pandemie eingehend mit Zoom beschäftigt. Innerhalb kürzester Zeit brachte sie sich die Funktionen der Software durch learning by doing selbst bei. Ermutigende Botschaft: Es ist auch für einen Nicht-ITler möglich, sich da einzufinden. Hilfreiches Einführungs-Tutorial: Zoom-Meeting organisieren bzw. beitreten. Dani half mit Rat und Tat, viel Geduld und Humor Solisten schon vor dem eigentlichen FoReg dabei, sich mit dem Tool vertraut zu machen. Während des Meetings betreute sie als Admine das digitale Treffen und entlastete so Astrid.
Es war super, dass sich so viele, nämlich 38 Leute, trotz mancher Bedenken im Vorfeld auf diese Form des Treffens einließen. Durch die digitale Version haben mehr Solisten am Meeting teilnehmen können oder wollen, weil der zeitliche und finanzielle Reise-Aufwand entfiel. Eine so große Gruppe muss in einer Videokonferenz Disziplin aufbringen, damit alles reibungslos klappt. Alle waren pünktlich, die Mikrofone blieben ausgeschaltet, wenn eine ihr Thema vortrug, um die technischen Nebengeräusche zu minimieren. Es war eine schöne Erfahrung, dass sich alle Teilnehmer voll konzentriert und gegenseitig vor Augen hatten – viel schöner als mit Maske. Naturgemäß fühlt sich ein digitales Meeting für die Teilnehmer ‚kühler‘ an als eines mit Drücken und Bussi, Zwischenquasseln, Witze machen und Am-Arm-Zupfen sowie spontanen Begegnungen beim Essen oder auf dem Flur. Der Arbeitscharakter überwog, denn der freundschaftliche Aspekt beim Spaziergang, in der Pause oder beim abendlichen Bier entfiel.
Es war kostbar, wie auch auf diesem Weg Gemeinschaft möglich wurde! Um sich in größeren Regionen mal zwischendrin und ohne Reiseaufwand zu treffen, ist Zoom ein gutes Hilfsmittel und verdient, über die Pandemie hinaus genutzt zu werden. Wenn ihr in den Regionen Videokonferenzen für mehr Austausch und Vernetzung nutzen wollt und dafür Unterstützung braucht, meldet euch in der Geschäftsstelle!
Dani Nolte möchte inzwischen auch die wöchentliche überregionale Spielerunde und ihr Krimi-Dinner über Zoom nicht mehr missen …
